Retningslinjer for indsamling
Retningslinjerne vedrører indsamling af genstande, særligt indenfor nyere tids kulturhistorie, på de statslige og statsanerkendte kulturhistoriske museer.
Museet indsamler indenfor rammerne af sit ansvarsområde.
Museets ansvarsområde er defineret i museets vedtægter. Museets indplacering og særlige opgaver i netværket af statslige og statsanerkendte museer fremgår heraf. Museets undersøgelser, forskning og indsamling skal finde sted inden for disse rammer og ud fra en planlægning, der sikrer en hensigtsmæssig varetagelse af ansvarsområdet.
Museets indsamling reflekterer arbejdsplanen
Før museet iværksætter en undersøgelse eller et forskningsprojekt, skal museet undersøge, om andre museer har gennemført undersøgelser på området.
Museet skal i sin 4-årige arbejdsplan - uddybet i det årlige kommenterede budget - redegøre for valget af projekter. Museets indsamling bør være et resultat af denne planlægning. Museet skal inddrage andre museers forskning, og anden forskning indenfor området, med henblik på at undgå en overlapning i forskning og indsamling. Projekter, der opstår i planperioden, skal indarbejdes i planlægningen.
Museet indsamler som led i forskning og undersøgelser
Museets indsamling skal være styret af museets forsknings- og indsamlingsplan og af museets fastlagte dokumentationspolitik.
Museets passive indsamling begrænses til et minimum
Museets indsamling må ikke være styret af tilfældigheder eller de bevaringsskøn, som kommer til udtryk gennem tilbudte gaver til museet. Hvis museet skal indlemme genstande, der ikke er et del-resultat af museets forsknings- og indsamlingsplan, skal der være helt særlige årsager hertil.
Museets indsamlinger skal begrundes
Museet skal i sammenhæng med registreringen af en accession begrunde, hvorfor genstanden(e) indlemmes i museets samling, således at eftertiden kan forstå den dokumentationshensigt, der var begrundelsen for, at museet besluttede at afsætte ressourcer til at bevare den eller de pågældende genstande.
Museer koordinerer deres indsamlinger
Hvis ikke museet allerede har undersøgt den genstandsmæssige dækning af et emne på andre museer, skal museet senest i forbindelse med en evt. beslutning om en større hjemtagelse undersøge genstandsbestanden på andre museer, således at dublering af indsamling undgås. I centralregisteret ‘Museernes Samlinger’ (www.kulturarv.dk/mussam) kan man skabe sig et overblik den samlede bestand af genstande og dokumentationsmateriale på de statslige og statsanerkendte kulturhistoriske museer.
Indsamling, bevaringsomkostninger og kulturhistorisk værdi
Museet skal i forbindelse med enhver accession vurdere bevaringsomkostningerne - såvel konserveringsudgifter som udgifter magasinering - set i relation til genstandens betydning.
Museet bør beregne sine udgifter til registrering, konservering, sikring og opbevaring, således at prisen herfor kan indgå i museets accessions-overvejelser.
Museer bør ikke erhverve klausulerede genstande
Klausulerede genstande eller samlinger medfører bindinger, som over tid viser sig at være en belastning for museet. Museet bør derfor ikke af kortsigtede hensyn underlægge sig sådanne forpligtelser.
En undtagelse for hovedreglen er tilgængelighedsbegrænsning til arkivalier. Regelsættet herom forvaltes af Statens Arkivers og anses ikke for en klausulering i nærværende forstand.
Alternativer til genstandsindsamling
Museet bør som alternativ til indsamling overveje andre former for dokumentation. Fotos, opmålinger, modeller og beskrivelse kan i nogle tilfælde erstatte - eller være at foretrække - fremfor hjemtagelse af genstande eller store helheder.
