Retningslinjer for udskillelse og kassation

Retningslinierne vedrører udskillelse og kassation af genstande på de statslige og statsanerkendte museer under Kulturministeriet.

Grundlaget for disse retningslinjer er offentlighedens forventning om, at museer er institutioner, som indsamler og bevarer genstande for eftertiden, dvs. i princippet for evigt. Det er af afgørende betydning, at museerne, når de bryder med denne forventning, gør det på et klart og veldokumenteret grundlag og ud fra klare, etiske retningslinjer. Offentlighedens tillidsforhold til museerne afhænger heraf.

Hovedregel: “Kassation skal ske før indlemmelse”

Den enkleste og mest rationelle kassation er den, der sker før indlemmelsen. Det betyder, at museet nøje skal overveje, hvad museet hjemtager og registrerer. Hvis museet indsamler, køber eller får foræret helheder eller en flerhed af genstande, skal museet nøje overveje, om samtlige genstande skal indgå i museet samlinger.

Hvis museet på auktion for at erhverve en genstand er nødt til at byde på et nummer, hvor auktionarius har bunket flere genstande sammen, skal museet hjemtage den genstand, museet ønskede at erhverve, og enten kassere de resterende genstande eller anmode auktionarius om at gensælge dem på følgende auktion uden angivelse af sælger, således at museet ikke fysisk har hjemtaget genstandene og ikke kan opfattes at stå som sælger af museumsgenstande.

Hvis museet får tilbudt flere genstande foræret og kun ønsker at indlemme en del af dem i sin samling, skal museet søge at opnå kun at modtage de genstande, der ønskes indlemmet. Er dette ikke muligt, eksempelvis fordi giver ønsker at skille sig af med samtlige genstande, skal museet gøre det helt klart overfor giver, at museet kun ønsker at bevare en del af genstandene, og hvilke. Museet skal samtidig sikre sig givers accept og forståelse af, at de øvrige kasseres.

Hvis museet får tilbudt at købe flere genstande, og kun ønsker at erhverve en del af dem, men af sælger fordres at overtage samtlige genstande, skal museet gøre det helt klart for sælger, at museet ikke ønsker at bevare alle genstandene, og oplyse sælger om, hvilke genstande museet vil kassere. Museet må ikke videresælge de genstande, museet ikke ønsker at indlemme.

Museet må ikke optræde som handlende og altså ikke sælge genstande, medmindre der er tale om overskudsgenstande fra et samlet lod, erhvervet på auktion, og disse overskudsgenstande sælges sammesteds på følgende auktion.

Museet bør anvende indkomstmærkesedler, hvorpå overdragelsesvilkår kan noteres, og giver eller sælger med sin underskrift kan bekræfte sin accept af, at konkrete genstande ikke indlemmes i museets samling, men kasseres eller indgår i skolekasser eller lignende og altså kan slides op. Sælgers accept har betydning, hvis museet kan formodes at have erhvervet genstande til en pris, der er favorabel i forhold til markedsprisen.

Museet skal sikre sig, at giver eller sælger rent faktisk har adkomst til at give eller sælge den eller de pågældende genstande.

Det sker, at genstande bliver afleveret uopfordret på museet, f.eks. i weekenden. Nogle givere ønsker at blive kontaktet, hvis museet ikke ønsker at bevare de afleverede genstande; andre meddeler, at hvis museet ikke ønsker at bevare dem, kan de blot kasseres eller bruges i undervisningen. Det er da meget vigtigt, at museets personale på indkomstmærkesedlen får givers underskrift på, at giveren er indforstået med, at genstandene bruges i undervisningen eller kasseres, hvis museet ikke ønsker at indlemme dem. Givere kan meget vel senere spørge til genstandene, eller arvinger kan en dag rette henvendelse i den overbevisning, at museet har modtaget en gave, som museet påtog sig at bevare. Det er da vigtig at kunne dokumentere, at giver har accepteret, at museet ikke bevarede (alle) genstandene.

Genstande, der henstilles ved museet uden angivelse af giver, er ikke at opfatte som hittegods, da gave-hensigten er klar. Det står museet frit for at kassere sådanne genstande.

Efter bekendtgørelse om museer, nr. 1512 af 14. december 2006, § 7, skal museets genstande i samlingen være registreret snarest muligt efter modtagelsen. Og genstande, der endnu ikke har været underkastet registrering, udgør en del af museets samling, når indlemmelse er besluttet af museets leder, og genstandene befinder sig i museets varetægt.

Indtil indlemmelse er besluttet, kan museet således skille sig af med genstande, uden at der at tale om kassation i museumslovens forstand. Museet kan kassere genstandene eller forære dem til en offentlig institution. Se nærmere nedenfor under “Udskillelse: Hvordan?”

Udskillelse, lovgrundlag

Efter museumsloven, lov nr. 1505 af 14. december 2006, § 11, stk. 2, kan de statslige museer i særlige tilfælde udskille genstande fra samlingerne efter godkendelse fra kulturministeren.

Efter samme lovs § 14, stk. 1, nr. 9, må de statsanerkendte museer ikke udskille genstande fra samlingerne til andre end statslige og statsanerkendte museer, medmindre kulturministeren giver tilladelse hertil. Beføjelsen er ved bekendtgørelse nr. 1028 af 21. oktober 2004 om henlæggelse af opgaver og beføjelser til Kulturarvsstyrelsen, § 12, nr. 6, delegeret til Kulturarvsstyrelsen.

Efter bekendtgørelse om museer, nr. 1512 af 14. december 2006, § 8 kan udskillelse af genstande fra samlingerne til andre institutioner end statslige museer eller andre statsanerkendte museer kun ske med Kulturarvsstyrelsens godkendelse. Kulturarvsstyrelsen kan give tilladelse til udskillelse, når der foreligger særlige omstændigheder, som taler derfor.

De statsanerkendte museer kan således uden særlig tilladelse udskille genstande fra samlingerne ved at overdrage disse genstande til et andet statsligt eller statsanerkendt museum, som vil indlemme disse genstande i sin samling.

For de statsanerkendte museers vedkommende kræver alle andre former for udskillelse Kulturarvsstyrelsens godkendelse. De statslige museer skal som anført indhente godkendelse af enhver udskillelse i Kulturministeriet.

Udskillelse: Hvordan?

Af hensyn til revisionen af museets samling og af hensyn til museets troværdighed overfor offentligheden er det vigtigt, at der er orden i ‘bogholderiet’. Hvis museet udskiller en genstand til et statsligt eller andet statsanerkendt museum, skal der i museets arkiv ligge en bekræftelse fra dette museum på, at genstanden er modtaget og indlemmet i dette museums samling med angivelse af det nye museumsnummer.

Ved andre former for udskillelse skal museet ansøge Kulturarvsstyrelsen om tilladelse. Se i øvrigt ovenfor under “Udskillelse, lovgrundlag”. Der vil ikke blive givet tilladelse til salg eller gavegivning.

Den almindelige, egentlige udskillelsesform vil være kassation. Ansøgningen skal være vedlagt kopi eller samlet uddrag af museet registreringer vedrørende genstanden, fotografi af genstanden og begrundelse for den ønskede udskillelse.

Før museet overvejer kassation af genstande af en vis markedsmæssig værdi, bør museet søge disse genstande uddeponeret på offentlige institutioner. En sådan uddeponering er ikke en udskillelse og vil derfor ikke kræve tilladelse fra Kulturarvsstyrelsen. Genstande af en vis markedsmæssig værdi, som endnu ikke er indlemmet i museets samling, kan foræres til offentlige institutioner.

Dokumentationen af genstanden, og Kulturarvsstyrelsens udskillelsestilladelse – hvis en sådan gives – skal opbevares på linje med museets øvrige samlings-dokumentation af hensyn til dokumentationen af samlingen og dens historik, af hensyn til samlingsrevisionen og endelig af hensyn til eventuelle forespørgsler fra giver eller givers arvinger.

Kassation skal som hovedregel ske ved destruktion. Museumsgenstande må ikke optræde hverken i privathjem eller i antikvitetshandelen. Tilsvarende gælder for genstande, som er indleveret til museet, og som museet ikke ønsker at indlemme (og som giver ikke ønsker returneret).

Ønsker museet at kassere genstande, der er modtaget som gave, bør museet dog forinden iværksættelse af en destruktion gøre bestræbelser for at opsøge giver eller givers arvinger, meddele at museet af angivne grunde ikke mere ønsker at bevare den modtagne genstand og forespørge, om giver eller givers arvinger ønsker genstanden retur, da museet i modsat fald vil være nødsaget til at lade den destruere. Returneres en genstand, skal museumsnummeret fjernes.

Hvad kan begrunde en kassation?

En kassationsbegrundelse kan være genstandens bevaringstilstand og omkostningerne til en konservering eller restaurering, set i forhold til genstandens betydning.

En kassationsbegrundelse kan være manglende eller mangelfulde oplysninger om genstanden, set i forhold til genstandens betydning.

En kassationsbegrundelse kan være, at genstanden er et fragment, og som sådan eventuelt af ringe betydning.

Specielt inden for nyere tids kulturhistorie kan en kassationsbegrundelse være, at genstanden kan siges at være en dublet af genstand på samme eller andet statsligt eller statsanerkendt museum.

Det skal understreges, at dubletter ikke automatisk er kassable. I en afvejning af, hvilke kassationer der kan bevilges, må indgå, om der er tale om løsrevne enkeltgenstande eller om genstande, der er dele af en samlet helhed.

Det skal tilføjes, at en udskillelsesbegrundelse endelig kan være, at den pågældende genstand fejlagtigt er registreret i museets samling. Eksempelvis har nogle museer tidligere registreret håndbiblioteket som en del af samlingen. I sådanne tilfælde vil en tilladelse til udskillelse ikke medføre en forpligtelse til destruktion

Under alle omstændigheder skal Kulturarvsstyrelsen ansøges om tilladelse til kassation.