Kontrollerede felter og ny museums-it

Dette nyhedsbrev for Regin-brugere har to emner: 1) reklame for ”lokalt kontrollerede felter” og 2) omtale af projekt ” konsolidering af museernes registrering og de centrale registre”

Lokalt kontrollerede felter

Måske kender du situationen. Den ene dag registrerer du et bæger som ”kaffekop”. Den næste dag er der en anden på museet, som registrerer et tilsvarende bæger som et ”kaffekrus”. Og en uge senere kommer du selv til at registrere sådan et bæger under betegnelsen ”kop, til kaffe”.
Hvorfor er det et problem? Jo fordi den dag du beder Regin om en oversigt over alle de ”kaffekopper”, I har på museet, den dag skal du lige huske at supplere søgning efter ”kaffekop” med søgninger også på ”kaffekrus” og ”kop, til kaffe”. Sandsynligheden taler for, at du glemmer det.
Lokalt kontrollerede felter er løsningen på problemet. Hensigten med lokalt kontrollerede felter er netop at hjælpe museets registratorer med at huske, hvad man plejer at kalde ting.
Lokalt kontrollerede felter fungerer på den måde, at museet selv uploader en ordliste – et vokabular – bag et bestemt felt. Når registratoren så skal udfylde feltet, dukker de mulige værdier op i en pop-up-box.
Er det svært?
Nej. Du begynder med at lave en ordliste i et Excel regneark. Så gemmer du regnearket på din computer – og husker at det skal gemmes som en CSV-fil. Derpå skal du ind i Regin-admin og under ”Vokabularer (kontrollerede felter)” kan du vælge, hvilket felt du ønsker at uploade din CSV-fil til
Alt efter hvilke indstillinger, du vælger i Regin-admin, ender felterne i Regin med at få en bestemt stregfarve i selve Regin.
Det er i grove træk sådan du selv kan lave felter om til kontrollerede felter. Men inden du begynder, bør du lige læse nærmere i afsnit 6.3 i den nyeste version af Regin-vejledningen. Hent den på KUAS’s hjemmeside: http://www.kulturarv.dk/museer/museumsdrift/vejledninger/registrering-paa-museer/
En fælles ordliste inden for et museum er ubetinget et gode. Men jo flere museer, der bliver enige om, hvad ting skal hedde og går sammen om fælles ordlister i Regin – desto bedre. Det kunne passende være en opgave for puljerne. Opfordringen være hermed givet.

Fælles museum-it

Konsolidering af museernes registrering og de centrale registre

KUAS har netop sendt en mail med orientering til alle museerne om dette projekt, som i korthed handler om, at de kunst- og kulturhistoriske museers registrering og indberetning af løs kulturarv til de centrale registre skal styrkes og effektiviseres. Beslutningen er truffet på baggrund af en indstilling fra en arbejdsgruppe nedsat af Kulturministeriets departement og bestående af repræsentanter fra Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, Odense Bys Museer, Thorvaldsens Museum, Kulturarvsstyrelsen, Styrelsen for Bibliotek og Medier samt det rådgivende firma Devoteam. Arbejdsgruppen har haft til opgave at analysere mulighederne for en konsolidering af museernes registrering og de centrale registre.
Kulturministeriets departement har bedt Kulturarvsstyrelsen forestå konsolideringsarbejdet med udgangspunkt i arbejdsgruppens anbefaling om:

etablering af en ny fælles museumsdatabase, som skal omfatte alle museernes centrale registreringer. Museumsdatabasen skal baseres på en fælles begrebs- og datamodel for museernes registreringer
modernisering af det nuværende Regin-system, som samtidig udvides med funktionalitet til genstandsplacering og håndtering af mediefiler.

Udviklingen af det nye system forventes finansieret af centrale midler eventuelt suppleret med puljemidler. Der vil i forbindelse med ibrugtagning af systemet, skulle indføres en brugerbetaling, som antages at være i størrelsesordenen 2,6 mio. kr. årligt til finansiering af den løbende drift, vedligehold og videreudvikling. Der er dog ikke taget endelig stilling til, hvordan den præcise finansieringsmodel skal se ud fra 2014, hvor løsningen forventes i drift.
Både Departementet og Kulturarvsstyrelsen lægger vægt på, at museerne løbende inddrages i processen. Men der er endnu ikke truffet afgørelse om, hvordan arbejdet skal organiseres.
I Kulturarvsstyrelsen vil vi nu overveje opgaven og drøfte organisering og proces med vore samarbejdspartnere og rådgivende udvalg. Vi vil orientere yderligere efter sommerferien, når der foreligger en projektplan.
De her skitserede planer bør ikke afholde nogen museer fra at fortsætte deres daglige registrering ganske som hidtil.

Tilbage